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Chorus Pro : les trois rejets les plus fréquents, et comment les éviter
Depuis 2020, toute facture adressée à un acheteur public passe par Chorus Pro : mairie, département, région, hôpital, office public de l'habitat, école, services de l'État. Pour une entreprise du bâtiment, c'est le passage obligé de chaque situation de travaux et de chaque facture de solde. Et c'est la source d'une frustration classique : la facture est « rejetée », sans qu'on comprenne pourquoi, et le paiement recule d'un mois.
Un point à garder en tête : une facture rejetée est une facture qui n'a jamais été reçue. Le délai de paiement de trente jours ne commence à courir qu'au dépôt d'une facture acceptée. Chaque rejet, c'est donc du délai en plus, et de la trésorerie en moins. Voici les trois causes qui reviennent dans la quasi-totalité des cas.
Rejet n° 1 : le mauvais destinataire, ou le numéro d'engagement absent
Un acheteur public n'est pas une adresse mail, c'est un SIRET. Une commune peut en avoir plusieurs : la mairie, le centre communal d'action sociale, la caisse des écoles, la régie. Beaucoup d'acheteurs exigent en plus un code service et un numéro d'engagement (le numéro du bon de commande ou du marché). Sans ces éléments, la facture est refusée automatiquement, avant même qu'un agent la lise.
Où les trouver : dans le CCAP du marché, dans l'ordre de service ou le bon de commande, et dans l'annuaire des structures publiques de Chorus Pro, qui indique pour chaque SIRET si le code service et le numéro d'engagement sont obligatoires. La bonne pratique : une fiche par acheteur, remplie à la signature du marché, jamais au moment de facturer.
Rejet n° 2 : le mauvais cadre de facturation, ou une pièce qui manque
Au dépôt, Chorus Pro demande de choisir un cadre. Une facture simple, un projet de décompte mensuel pour un marché de travaux avec maître d'œuvre, une facture de sous-traitant en paiement direct : ce ne sont pas les mêmes circuits. Sur un marché de travaux, la situation part d'abord chez le maître d'œuvre, qui la vérifie et établit l'état d'acompte avant que l'acheteur ne paie. Déposer une situation comme une facture simple, c'est la voir revenir.
Les pièces attendues varient aussi : état d'avancement détaillé par poste, attestation de vigilance à jour, ordre de service, RIB au nom de l'entreprise, parfois le PDF signé. Si vous êtes sous-traitant en paiement direct, votre facture passe par le titulaire du marché, qui doit la valider dans un délai de quinze jours : à surveiller de près.
Rejet n° 3 : les montants et la numérotation
Le plus fréquent et le plus bête. Le hors taxe plus la TVA ne donnent pas le TTC à cause d'un arrondi. La retenue de garantie de 5 % est saisie comme une remise au lieu d'une retenue. L'avance à rembourser n'apparaît pas. La révision de prix est calculée à côté. Le taux de TVA n'est pas le bon : 20 % en neuf, 10 % ou 5,5 % dans certains travaux sur logements de plus de deux ans. En sous-traitance, la facture doit être hors taxe avec la mention d'autoliquidation. Et un numéro de facture déjà utilisé est rejeté comme doublon.
Chaque situation doit d'abord être juste dans le cadre du maître d'œuvre (avancement cumulé, déjà facturé, à payer), puis reportée telle quelle dans Chorus Pro.
Ce qui ne dépend pas de vous, et ce que la loi vous doit
Une fois la facture acceptée, elle passe par plusieurs statuts : reçue, mise à disposition, mandatée, mise en paiement. Si elle est « suspendue », l'acheteur attend une pièce ou une correction : il faut aller lire le motif et répondre vite. Le délai global de paiement est de trente jours pour l'État et les collectivités, cinquante jours pour les établissements publics de santé. Au-delà, les intérêts moratoires et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sont dus de plein droit, sans que vous ayez à les demander. Peu d'entreprises les réclament. C'est pourtant votre argent.
La méthode en quatre points
- Une fiche par acheteur : SIRET, code service, numéro d'engagement, cadre de facturation, pièces exigées, contact au service financier. Remplie à la signature.
- La situation d'abord dans le cadre du maître d'œuvre, contrôlée ligne à ligne, puis déposée sur Chorus Pro avec les bonnes pièces.
- Un contrôle des totaux avant chaque dépôt : HT, TVA, TTC, retenue, avance, cumul.
- Un suivi hebdomadaire des statuts, avec le numéro de dépôt et le PDF conservés par affaire, et une relance à trente jours.
Ce suivi fait partie de tous les forfaits. À l'acte, une situation de travaux déposée et suivie coûte 150 € HT.