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Attestation URSSAF périmée : éliminé avant lecture
Un marché gagné peut se perdre après l'ouverture des offres. L'acheteur retient votre entreprise, vous demande vos attestations sociales et fiscales sous quelques jours, et l'attestation URSSAF que vous avez sous la main date de huit mois. Si le nouveau document n'arrive pas dans le délai, votre offre est rejetée et le marché passe au candidat suivant. Chez un client privé, c'est plus simple encore : sans attestation à jour, l'entreprise générale ne signe pas et ne paie pas.
De quoi on parle
L'attestation de vigilance est délivrée par l'URSSAF. Elle certifie que l'entreprise a déposé ses déclarations sociales et payé ses cotisations. Elle vaut six mois et se télécharge sur votre espace urssaf.fr (ou autoentrepreneur.urssaf.fr pour les micro-entrepreneurs). Elle porte un code de sécurité qui permet à votre client de vérifier son authenticité en ligne. Une attestation qui ne peut pas être vérifiée ne vaut rien.
L'obligation de vigilance de vos clients
Le Code du travail impose à tout donneur d'ordre, public ou privé, de vérifier la situation de ses sous-traitants et prestataires pour tout contrat d'au moins 5 000 € HT : à la signature, puis tous les six mois jusqu'à la fin du contrat. Il doit obtenir l'attestation de vigilance et un justificatif d'immatriculation, et, si vous employez des salariés étrangers, la liste nominative correspondante. S'il ne le fait pas, il devient solidairement responsable de vos cotisations impayées. C'est pour cela qu'une entreprise générale ou un maître d'œuvre ne transige jamais sur ce point : ce n'est pas de la méfiance, c'est leur propre risque.
Dans un marché public
Au stade de la candidature, une déclaration sur l'honneur suffit (dans le DC1 ou le DUME). C'est à l'attribution que l'acheteur demande au candidat retenu les pièces qui prouvent sa régularité : attestation de vigilance URSSAF, attestation de régularité fiscale, et dans le bâtiment, souvent, l'attestation de la caisse de congés payés. Le délai est fixé par l'acheteur, en général de cinq à dix jours. Passé ce délai, l'offre est rejetée et l'acheteur se tourne vers le suivant. Il n'y a pas de deuxième chance.
Le kit de pièces d'entreprise à tenir à jour
| Pièce | Validité | Où la prendre |
|---|---|---|
| Attestation de vigilance URSSAF | 6 mois | Espace urssaf.fr |
| Attestation de régularité fiscale | Année en cours | Espace professionnel impots.gouv.fr |
| Extrait d'immatriculation (Kbis ou registre national) | Moins de 3 mois | Infogreffe ou annuaire des entreprises |
| Attestations d'assurance décennale et responsabilité civile | Année d'assurance, avec activités couvertes | Votre assureur |
| Attestation de la caisse de congés payés du bâtiment | Selon la caisse | Espace en ligne de la caisse |
| Qualifications (Qualibat, RGE) | Selon certificat | Organisme certificateur |
| Liste nominative des salariés étrangers, si nécessaire | À chaque mouvement | Établie par l'entreprise |
| DC2, chiffres d'affaires des trois derniers exercices, références, moyens | À chaque bilan | Expert-comptable et entreprise |
La méthode
Un seul dossier « Pièces d'entreprise », avec la date dans le nom de chaque fichier. Un calendrier des échéances : URSSAF tous les cinq mois pour ne jamais être pris de court, fiscale en début d'année, assurances au renouvellement, extrait d'immatriculation avant chaque candidature. Une vérification du code de sécurité de l'attestation URSSAF avant de l'envoyer. Et un réflexe : la veille de chaque dépôt, on ouvre le dossier et on regarde les dates.
Pensez aussi à vos propres sous-traitants. En tant que donneur d'ordre, vous avez la même obligation de vigilance envers eux à partir de 5 000 € HT : demandez leurs attestations à la signature puis tous les six mois, et rangez-les dans le dossier de l'affaire. Un contrôle URSSAF chez eux peut sinon vous coûter leurs cotisations.
Le suivi des attestations et des échéances est compris dans les forfaits Marchés et Cellule complète. La constitution du kit de références se commande aussi à l'acte : 560 € HT, puis 190 € HT par trimestre d'actualisation. Détail sur la page offres et tarifs.